Estimados amigos, en esta ocasión vamos a revisar el procedimiento para realizar un cierre contable en la versión de SAP Business One 8.82. Para ello debemos ejecutar los siguientes pasos en el orden indicado:
1. Realizar un respaldo (back up) de la Base de Datos (BD).
2. Restaurar dicho back up a una base de datos prueba y ejecutar previamente en esta base prueba el cierre contable del periodo.
3. Entrar al módulo de Gestión >> Utilidades >> Cierre del Periodo.
4. Seleccionar las casillas de Socios de negocios y de Cuentas.
5. Seleccionar el periodo que se desea cerrar pudiendo elegirse desde el mes de enero hasta mes diciembre del mismo año. Es obligatorio que los periodos se encuentren desbloqueados.
6. Se deben seleccionar dos cuentas contables, la Cuenta de arrastre de saldo y la Cuenta de cierre del periodo, las cuales es recomendable que sean seleccionadas con el apoyo del contador de la empresa:
a. Cuenta de arrastre del saldo: para esta cuenta se debe seleccionar la cuenta del año a cerrar o si se tiene el catálogo como Resultado de ejercicios anteriores se debe seleccionar esta cuenta.
b. Cuenta de cierre del periodo: Esta cuenta funciona como cuenta puente y debe estar dentro del Capital Contable (Patrimonio). Normalmente se utiliza la Cuenta de Cierre de Ejercicio actual (Resultado del Ejercicio).
7. Una vez completada esta información se debe presionar el botón ejecutar para pasar a la siguiente pantalla (en esta opción no se hace aun el cierre).
8. En la siguiente pantalla se tienen que complementar la siguiente información:
a. Saldo Final: para el caso sería el saldo final del año 2011
b. Referencia 1 y 2, referencias de Cierre del periodo: esta referencia se copiara al asiento contable que se genere.
c. Fechas para Saldo Final: se ingresa la fecha de cierre de año que se está cerrando. Si estuviéramos cerrando el año 2012, la fecha correcta es 31/12/2012.
d. Comentarios: comentarios que se copian en el asiento contable.
e. Saldo Inicial: para el caso sería el saldo inicial del año 2012.
f. Referencia 1 y 2 Referencias de Cierre del periodo, esta referencia se copiara al asiento contable que se genere.
g. Fechas para Saldo Inicial: para este ejemplo la fecha correcta sería el 01/01/2012.
h. Comentarios: es la descripción que va a tener cada póliza que genere el sistema por motivo de cierre de año, ustedes pueden cambiar esta descripción.
9. Presionar el botón de Ejecutar.
10. Al terminar el proceso de cierre todas las cuentas desaparecerán, esto indica que el cierre ya fue hecho.
11. Para comprobar que el cierre de año se ejecuto de una manera exitosa se debe ir al módulo de Finanzas >> Informes Financieros >> Financiero >> Balance y ejecutar este reporte de enero a diciembre del año siguiente. Para este ejemplo cerramos el año 2011 y el reporte se pide del 01/01/2012 al 31/12/2012. El reporte de puede ejecutar con o sin la opción desaldos finales, el resultado debe ser exactamente el mismo y en ese caso el cierre es correcto.
12. Si existiesen cantidades diferentes se recomienda restaurar un respaldo y volver a ejecutar el cierre.
13. Una vez realizado del procedimiento en la BD de pruebas, revisar las cuentas de resultados y analizar la cuenta de pérdidas o ganancia del ejercicio.14. Una vez revisado hace el procedimiento en la base de datos de producción y hacerlo sin que ningún usuario este trabajando. El procedimiento no lo requiere, pero se recomienda por si se necesitase restaurar la BD y no se pierdan operaciones de los usuarios.
Espero les haya servido y hasta la próxima,
Renzo Gutiérrez
Para cualquier información adicional me pueden contactar al correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al móvil 964256190
