Cierre masivo de documentos

Si en algún momento te viste en la necesidad de cerrar partidas abiertas de ordenes de venta (o de compra) de forma masiva, te indicamos aquí cual es el procedimiento:

Se puede hacer desde el informe de lista de partidas abiertas, seleccionas el rango que deseas cerrar (como en excel) y vas a el menú (en la parte superior) Datos - Cerrar. En este caso puedes hacer uso de los filtros. Si emites el reporte y en los botones tienes el de filtro, si son muchos los documentos estará inactivo, si bajas hasta el último dato, este se activará y podrás utilizarlo:

¿SAP es lo mismo que SAP B1?

Con mención al curso de SAP B1, muchas personas ingresaron a nuestro blog solicitando dicho curso, y me dí cuenta del grado de desconocimiento generalizado que existe respecto al tema "SAP".

Lo cierto es que nuestros procedimientos son complejos porque queremos asegurarnos de que la "educación" llegue a manos de quienes realmente la necesitan. ¿Por qué descargar algo sobre SAP Business One, si ni siquiera saben qué es SAP B1? ¿Para qué sirve SAP B1? ¿Qué es SAP B1?

Si para explicar qué es SAP, y para que sirve existe todo un artículo, y a la vez hay todo un curso completo que explica una introducción a SAP, para explicar los conceptos propios de "SBO" (SAP Business One) también deberíamos presentarlo adecuadamente como corresponde.

Sin embargo, éste artículo es para aclarar que SAP B1 no es lo mismo que SAP.

 Diferencias entre SAP B1 y SAP

Dijimos que SAP es un ERP, modular, presenta varias funciones independientes entre ellas denominados módulos, pero que a la vez interactúan entre sí para crear informes, y reportes que brindan información clara y oportuna para la toma de decisiones. SAP, el ERP, es conocido como SAP AIO (All in One). Quizás de ahí viene la confusión cuando leen SAP Business One.

Mientras que SAP Business One (de ahora en más B1, o SBO), es un programa único. No es modular, no es ERP. Dentro de SAP B1 están todas las áreas de la empresa, Finanzas, costos, compras, ventas, etc., interactuan juntos. B1 está creado y pensado para empresas en crecimiento con el fin de optimizar y mejorar asi sus procesos. Mientras que SAP ERP (ECC) está pensado para grandes organizaciones -multinacionales en su mayoría.

 SAP B1 ¿usa ABAP como lenguaje?

No, como SAP B1 no tiene estructura ERP (no es modular), tampoco corre bajo el core de Netweaver (como lo hace SAP), entonces no aplica programación ABAP (no usa el lenguaje). Usa totalmente SQL, asi que todo "desarrollo" debe ser realizado integramente haciendo queryies directas a la base de datos.

El lenguaje de programación de Business One es "C" .

¿SAP B1 es fácil?

Para alguien que le apasione la informática, conozca de bases de datos, y sepa qué es un programa, SAP Business One podría ser un sistema de gestión contable más en su vida. Podrá aprender a usarlo, y podrá dominarlo con práctica. Sin embargo, B1 no deja de ser un programa de SAP AG., y como tal, tiene licencia. No es un programa gratis que se pueda descargar o comprar en cualquier esquina de su ciudad.

"Soy nuevo en SAP, ¿puedo descargar el curso completo B1?"

Si eres nuevo en SAP, primero deberás tomar otras decisiones antes de pensar en el curso de B1. Habrá muchas cosas en "juego" por así decirlo. Dependerá de qué quieres ser, y a dónde quieres trabajar. Por eso recomiendo que antes de ir corriendo a solicitarlo, deberás consultarnos y contarnos por qué quieres el manual de B1, ¿qué te atrae a B1? ¿Cuál es tu perfil?, y todo lo que quieras contar sobre tí mismo.

 Una comunidad hispana sobre SAP

 La comunidad no muerde, la comunidad está con los brazos abiertos esperando que ingreses, te presentes, y te hagas amigos. Todos queremos aprender...  es más, este artículo es fuente de éste debate: "¿Para qué sirve el módulo de SAP Business One?" (por más confuso que parezca, recordar que SAP B1 no es un módulo de SAP).

¿Pueden las pequeñas empresas alcanzar grandes ambiciones?

¿Es necesario ser una gran empresa para pensar a lo grande y alcanzar grandes sueños? 

No lo creo. Verás, la ambición no tiene que ver con la casualidad o la suerte. Tampoco se trata de tener una ventaja o de conocer a las personas adecuadas. Se trata de decisión y voluntad. Y si las tienes, tienes muchas posibilidades de triunfar, independientemente del tamaño de tu negocio.

¿No estás convencido? Ve cómo estas pequeñas empresas cumplieron sus grandes ambiciones. Algunas de sus inspiradoras historias pueden sorprenderte.

Barbie, Buzz, Bella y una gran ambición

Poco después de la Segunda Guerra Mundial, dos recién casados de California decidieron seguir su ambición: tener su propio negocio. Para comenzar, fabricaron marcos de cuadros en el garaje de su casa. Luego, comenzaron a crear muebles para casas de muñecas con las sobras. Pronto descubrieron un nicho lucrativo para un nuevo negocio de juguetes.

Mattel pasó de un pequeño garaje a la Bolsa de Valores de Nueva York y luego, a la revista Fortune 500. Y en el camino, nos trajo algunos de los juguetes más emblemáticos y perdurables del mercado. Ha encendido la imaginación de millones de niños en todo el mundo y, con suerte, muchos aspirantes a empresarios también.

De un cliente a líder a nivel mundial

La ambición está impulsada por la pasión y tiene todo tipo de apariencias. Tomemos el ejemplo de SAP. Su ambición era transformar el mundo de la tecnología de la información. Y está triunfando.

En 1972, SAP eran solo cinco empresarios, un cliente y unos pocos empleados. Hoy en día, es el líder en el mercado de software y soluciones de negocio y tiene más de 250.000 clientes en todo el mundo. Es esta historia de ambición, determinación y éxito la que impulsa a SAP a ayudar a otras pequeñas empresas a hacer realidad sus ambiciones. Empresas como Clínica Anglo Americana.

Descubre cómo nuestro software prestó apoyo a la Clínica Anglo Americana en Perú, una institución privada de salud que brinda servicios desde hace más de 90 años. Entre sus políticas de acción con miras a mantener un servicio de alta calidad, la clínica decidió dar un paso tecnológico en su gestión financiera y, de esa manera, optar por una herramienta más confiable para sus unidades de negocio.

Si manejas una empresa ambiciosa, como la Clínica Anglo Americana, o deseas obtener más información sobre cómo SAP está ayudando a empresas de todos los tamaños, contáctanos sin compromiso, nosotros estaremos dispuestos a aclarar todas tus dudas.

SAP B1 AGOSTO

CURSO DE SAP B1 2015

Todas las novedades de SAP Business One 9.1

¿Conoces ya todas las mejoras introducidas en la versión 9.1 de SAP Business One? Si aún no has tenido la suerte de probar esta potente herramienta, aquí va un resumen de las principales novedades que podrás encontrar en la nueva versión:

• Lógica de negocio y localización. Además de las mejoras en el módulo de producción y gestión de proyectos, la evaluación de los costes de cada artículo dentro del inventario puede ahora realizarse por lotes o número de serie. Otras novedades interesantes son la ampliación de las capacidades para elaborar informes fiscales o las mejoras en la adaptación a los mercados locales y los requisitos legales (nacionales e internacionales).
• Reporting y analíticas. Apoyándose en SAP Crystal Reports 2013, permite configurar por defecto determinados informes y análisis para los países que elija el usuario.
• Base de datos SAP HANA. Esta potente base de datos incluye, por ejemplo, mejoras en las capacidades de búsqueda de información (en toda la empresa), la optimización del rendimiento (de transacciones y de informes) y en la estructura de aplicaciones finales que utilizan los partners.
• Capacidad para ampliar/kit de desarrollo de software (SDK). Incluye objetos y servicios DI/UI adicionales, así como mejoras en la gestión del ciclo de vida de las extensiones y varias novedades en los flujos de trabajo y funcionalidades de SAP Business One Studio.
• Infraestructura y arquitectura. Esta versión ofrece un significativo enriquecimiento del paquete de inicio, además de nuevas funcionalidades como las autorizaciones por grupos de usuarios, las mejoras en rendimiento y seguridad, la posibilidad de importar desde Excel y un proceso simplificado de correo electrónico, alertas e impresión.
• Soporte y gestión del ciclo de vida. La implementación y la configuración son ahora más rápidas que nunca. Se ha introducido un asistente de ayuda combinado para la instalación y la actualización, y las mejoras se notan significativamente tanto en la migración de Microsoft SQL Server a SAP HANA como en el servicio de backup para las bases de datos y el soporte remoto para la plataforma SAP Business One.

Se trata, en definitiva, de una versión que lleva a SAP Business One a un nuevo nivel de rendimiento, facilidad de uso y capacidades de colaboración. Como partner de referencia de SAP en este ámbito –somos líderes por cuota de mercado y crecimiento de ventas de SAP Business One en España y Latinoamérica-, para el equipo de Maki Technology será un placer explicarte en detalle todas estas novedades y descubrir juntos cómo pueden ayudar a crecer a tu negocio. ¿Hablamos?

Como copiar informes de un SAP B1 a otro son SQL

Es muy común, en estos ambientes crear una copia de una de nuestras empresas para pruebas. En algunas ocasiones hacemos cosas tan buenas en las pruebas que el trabajo de volverlo hacer es tedioso. Y un caso de estos es cuando se están creando informes o layouts de impresión.

Uno de los métodos conocidos para copiar es el Copy Express, aunque ahora bien si quieren verse mas profesionales y sinceramente una manera mas sencilla es mediante unas consultas de SQL, los informes y los detalles de cada uno de los campos, imágenes y demás configuraciones se guardan en dos tablas que son RDOC y RITM.

La forma de pasar dicho reportes es de la siguiente manera:

- Importar la cabecera de los informes.

Insert into [BDDESTINO]..RDOC

select * from [BDORIGEN]..RDOC w1 where w1.DocCode not in (select DocCode from [BDDESTINO]..RDOC)

-Importa el detalle de los informes. 

Insert into [BDDESTINO]..RITM

select * from [BDORIGEN]..RITM w1 where w1.DocCode not in (select DocCode from [BDDESTINO]..RITM)

Y con estas consulta estamos copiamos todos los informes que no tenemos de un lado para otro. Cabe mencionar que también pueden hacer sus filtro moviendo la clausula Where. 

Saludos y quedo atento a sus comentarios.

Recomendaciones cierre ejercicio 2014

Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2014. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraído los elementos básicos y que a continuación les presentamos.
Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

PERÍODOS

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo período para el año que deseamos abrir. En este caso, será el 2015. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas Indicadores de período
   
   
2. Crear el nuevo período contable : Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables
   
   
   • Indicar los sub-períodos del nuevo período contable.
   • Fijar el indicador de período creado en el punto 1.
   • Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2014 con fecha de vencimiento de 2015, debemos dejar unos días de margen dependiendo de las condiciones de pago que tengamos definidas.
3. Crear/modificar las series de numeración de los documentos Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos
4. 
   • Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
   • Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
   • Actualizamos para que grabe los cambios.
   • En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
   • Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de numeración de documentos.
   • Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

REALIZACIÓN DEL ASIENTO DE REGULARIZACIÓN Y CIERRE

Este proceso deberá realizarse a final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ello accederemos a Gestión -> Utilidades -> Cierre del período

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos, arrastrando su saldo a la cuenta de resultados.

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí debemos autorizar los asientos marcando el check a la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:

• Referencia 1
• Referencia 2
• Fecha documento
• Fecha vencimiento

Estos campos deben definirse tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2014 (fin de período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2015 (inicio del nuevo período).
Finalmente solo nos queda ejecutar el proceso.

Paso 2

En el segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes.

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's

Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera análoga al Paso 1.

Agradecemos su atención y desde ya les vamos deseando Felices Fiestas!

CURSO DE SAP B1: INICIO 8 DE SETIEMBRE DE 2014

¿Qué es y para qué sirve la herramienta Remote Support Platform?

Te presentamos las ventajas del RSP

Existe una herramienta en SAP Business One que nos facilitará la gestión del soporte.

Te explicamos en que consiste el RSP y sus principales ventajas.

¿Qué es el RSP?

RSP es la plataforma principal para los servicios de soporte de SAP Business One. Se trata de una herramienta simple de instalar, fácil de utilizar y gratuita para aquellos clientes de SAP que tengan el mantenimiento activo.

Visión general de la herramienta Remote Support Platform

Mediante la herramienta Remote Support Platform es posible descargar información relevante para el adecuado mantenimiento del sistema, incluyendo tareas preventivas y tareas correctivas, así como enviar a SAP los resultados de las mismas.

Desde mediados del año 2013, se trata de una herramienta de obligada presencia de cara a recibir un servicio adecuado de soporte de SAP Business One. Por lo tanto, es muy importante tenerlo instalado y adecuadamente gestionado.

Actualmente la versión más reciente de RSP es la 3.0.

¿Qué aporta el RSP?

Las principales ventajas de este servicio son las siguientes:

·         Reducir los tiempos requeridos para la copia de seguridad y la descarga de la misma para su consulta por el partner de implementación.

·       Optimización del proceso de gestión de incidencias, gracias a mantener una plataforma revisada de forma proactiva

·         Comprobación automática de incidencias reconocidas de SAP Business One: identificación proactiva en las bases de datos de incidencias reconocidas e incluso resolución automática cuando es posible

·         Comprobaciones periódicas para asegurar la adecuada estabilidad del sistema (health checks): comprobación de evaluación del inventario, comprobación de la integridad física de la base de datos, comprobación de coherencia a nivel financiero, comprobación de coherencia a nivel de documentos de compras y de ventas, comprobación de cierre adecuado de ejercicio fiscal, etc.

·         Elaboración de informes de estado (System Status Reports) y envío automático de los mismos por correo electrónico

·         Descarga automática de parches y actualizaciones de software

Ejemplo de System Status Report

¿Hasta dónde llega el RSP?

Sin embargo, es importante destacar que la herramienta RSP no sustituye un adecuado servicio de soporte prestado por un partner de SAP, debido a que no contempla otro tipo de tareas o comprobaciones como las siguientes:

·         Comprobaciones a nivel de seguridad y estabilidad del sistema operativo

·         Comprobación de que se están realizando copias de seguridad de forma periódica y la adecuada ubicación de las mismas

·         Comprobación de  que hay suficiente espacio en disco para futuras copias de seguridad y para el normal funcionamiento del sistema

·         La propia herramienta RSP requiere una gestión periódica (para la ejecución de tareas y la supervisión de sus resultados)

¿Por qué es importante el RSP?

A partir de Junio 2013, de cara a recibir soporte del fabricante es obligatorio disponer del RSP instalado y subir periódicamente el informe de estado del sistema (System Status Report). Por lo tanto, se trata de un elemento clave para asegurar un adecuado mantenimiento de SAP Business One.

Si además eres cliente de SAP y posees una instalación de SAP Business One, recuerda que también puedes ponerte en contacto con tu partner de SAP para obtener más información al respecto.

Como activar Office 2010 de forma rápida y no morir en el intento

Para los miles de seguidores de Maki Technology tenemos este pequeño software que permite activar Office 2010 de una forma rápida y segura.

1. Primero, descarga el software aquí: MAKI_OF2010.rar

2. Descomprímelo

3. Ejecuta el archivo Office 2010 ToolKit en modo administrador. Para ello damos click derecho sobre la aplicación y seleccionamos la opción Ejecutar como administrador.

4. Saldra una ventana como esta:

5. Presiona el botón EZ-Activator 

6. En menos de un minuto veras algo como esto:

7. Y cuando termina ves esta pantalla de activación exitosa.

Algunas consideraciones:

a) Si tienes un firewall activado te aparece un mensaje de PERMITIR o BLOQUEAR el contenido del archivo KMSEmulator. Hay que darle permisos para poder acceder.

 

 b) Si tienes algún software antivirus considera que hay posibilidad de que lo detecte como código malicioso. Por ejemplo NOD32 lo detecta como un virus, pero no lo es. A esto se le denomina "Falso-Positivo"

Espero les sea de utilidad,

  Renzo Gutiérrez

  Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo

  renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190

SAP Business One: Cómo generar una alerta de recordatorio para actividades tipo "Tarea"

    

     Para cumplir con este objetivo primero vamos a crear dos campos definidos por el usuario. Con las siguientes características: 

• U_Hora.- Del tipo "Fecha/Hora", estructura "Hora", nombre "Hora" y descripción "Hora". Este campo sera utilizado para establecer la hora a partir de la cual se tomara en cuenta para la actividad. 
• U_Recordatorio.- Del tipo  "Fecha/Hora", estructura "Hora", nombre "Recordatorio" y descripción "Recordatorio". Este campo sera utilizado para recordarnos dicha tarea.

     Nota. Recuerden que el prefijo "U_" lo agrega de manera natural SAP, por eso en el campo titulo solo agregamos el text Hora y Recordatorio. Otra cosa con la cual deben de tener mucho cuidado es con la traduccion ya que a pesar de que la pantalla se llama "Actividad", en la manejador de campos definidos por el usuario se le llama "Operaciones" que se encuentra en el menú "Datos Maestros". 

     El segundo paso es salvar la siguiente consulta mediante "Query Manager".

Select
                Distinct T2.ClgCode,
                T2.CardCode,
                T2.ContactPer,
                T2.Tel,
                T2.Details
 From
                OALT T0
                Inner join
                ALT1 T1 On
                T0.Code = T1.Code
                Inner Join
                OCLG T2 on
                T1.UserSign = T2.AttendUser
WHERE
                T2.Action ='T' and
                T1.UserSign is not Null and
                Convert(char,T2.Recontact,104) =  Convert(char,getdate(),104) and
                T2.Closed= 'N' and
                Convert(char,(T2.U_Hora -T2.U_Recordatorio),108)>= Convert (char,getdate(),108)

     El siguiente paso es crear la alerta con la consulta que hemos generado, nuestra pantalla se vera parecida a esta. 

     Por último iremos "Parametrizaciones generales" a verificar que las siguientes opciones se encuentren activadas, para que nos muestre la bandeja de entrada al dispararse la alerta que acabamos de crear. 

1. Enviar alerta para actividades planificadas para hoy.
2. Visualizar bandeja cuando llegue un mensaje nuevo. 
3. Actualizar mensajes (minutos). Recomiendo que sea 0 para que lleguen inmediatamente. 

     Por último al crear una actividad con los parámetros que definimos tendremos en nuestra bandeja, el recordatorio de dicha actividad. 

     Con esto hemos finalizado nuestro post y como siempre esperando que esta información les sea de utilidad. 

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190

Sumar una columna en consultas hechas en Query Manager

Cuando realizamos una consulta en el Query Manager podemos obtener la suma de cualquier columna:

Para ello debemos hacer doble click con el ratón sobre la columna a sumar, manteniendo pulsada la tecla “CTRL”

Espero que les sea de utilidad.

Saludos cordiales, Renzo

Contabilizaciones periódicas en SAP Business One

En este post vamos a ver como agilizar las contabilizaciones de asientos contables repetitivos utilizando una herramientas que nos proporciona SAP Business One, las “Contabilizaciones periódicas”

Esta herramienta nos permite crear asientos que se ejecutarán periódicamente (semanal, mensualmente, trimestrales…). Por ejemplo, si queremos contabilizar los pagos de un alquiler que se repite todos los mesas el mismo día. Se accede por Finanzas -> Contabilizaciones periódicas:

En esta ventana creamos el asiento y le indicamos la frecuencia y el día en que se debe ejecutar:

·       Código: permite especificar un código para el asiento y también una descripción que nos facilitará su identificación dentro de las contabilizaciones periódicas.

·      Frecuencia: permite indicar la periodicidad con la que se ejecuta el asiento (puede ser Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual o una Único). También podemos especificar dentro del periodo cual va a ser la próxima ejecución.

·      Periodo de validez: permite identificar hasta que fecha se deberá ejecutarse periódicamente la contabilización.

Una vez definida la contabilización periódica, el día que se cumpla la próxima ejecución el sistema nos mostrará un aviso mediante una Alerta para que registremos dicha contabilización. SAP no contabilizará estos asientos, sólo nos avisará:

Podemos, desde esta ventana, seleccionar el o los asientos que queremos contabilizar y pulsamos en “Ejecutar”, también se pueden eliminar pulsando en el botón “Eliminar”.

Si pulsamos en “Ejecutar” el asiento se registrará en el sistema:

Y en la contabilización periódica se habrá cambiado la fecha para la ejecución siguiente:

Espero les sea de utilidad y hasta la próxima,

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190