CURSO DE SAP B1 2015

Todas las novedades de SAP Business One 9.1

¿Conoces ya todas las mejoras introducidas en la versión 9.1 de SAP Business One? Si aún no has tenido la suerte de probar esta potente herramienta, aquí va un resumen de las principales novedades que podrás encontrar en la nueva versión:

• Lógica de negocio y localización. Además de las mejoras en el módulo de producción y gestión de proyectos, la evaluación de los costes de cada artículo dentro del inventario puede ahora realizarse por lotes o número de serie. Otras novedades interesantes son la ampliación de las capacidades para elaborar informes fiscales o las mejoras en la adaptación a los mercados locales y los requisitos legales (nacionales e internacionales).
• Reporting y analíticas. Apoyándose en SAP Crystal Reports 2013, permite configurar por defecto determinados informes y análisis para los países que elija el usuario.
• Base de datos SAP HANA. Esta potente base de datos incluye, por ejemplo, mejoras en las capacidades de búsqueda de información (en toda la empresa), la optimización del rendimiento (de transacciones y de informes) y en la estructura de aplicaciones finales que utilizan los partners.
• Capacidad para ampliar/kit de desarrollo de software (SDK). Incluye objetos y servicios DI/UI adicionales, así como mejoras en la gestión del ciclo de vida de las extensiones y varias novedades en los flujos de trabajo y funcionalidades de SAP Business One Studio.
• Infraestructura y arquitectura. Esta versión ofrece un significativo enriquecimiento del paquete de inicio, además de nuevas funcionalidades como las autorizaciones por grupos de usuarios, las mejoras en rendimiento y seguridad, la posibilidad de importar desde Excel y un proceso simplificado de correo electrónico, alertas e impresión.
• Soporte y gestión del ciclo de vida. La implementación y la configuración son ahora más rápidas que nunca. Se ha introducido un asistente de ayuda combinado para la instalación y la actualización, y las mejoras se notan significativamente tanto en la migración de Microsoft SQL Server a SAP HANA como en el servicio de backup para las bases de datos y el soporte remoto para la plataforma SAP Business One.

Se trata, en definitiva, de una versión que lleva a SAP Business One a un nuevo nivel de rendimiento, facilidad de uso y capacidades de colaboración. Como partner de referencia de SAP en este ámbito –somos líderes por cuota de mercado y crecimiento de ventas de SAP Business One en España y Latinoamérica-, para el equipo de Maki Technology será un placer explicarte en detalle todas estas novedades y descubrir juntos cómo pueden ayudar a crecer a tu negocio. ¿Hablamos?

Como copiar informes de un SAP B1 a otro son SQL

Es muy común, en estos ambientes crear una copia de una de nuestras empresas para pruebas. En algunas ocasiones hacemos cosas tan buenas en las pruebas que el trabajo de volverlo hacer es tedioso. Y un caso de estos es cuando se están creando informes o layouts de impresión.

Uno de los métodos conocidos para copiar es el Copy Express, aunque ahora bien si quieren verse mas profesionales y sinceramente una manera mas sencilla es mediante unas consultas de SQL, los informes y los detalles de cada uno de los campos, imágenes y demás configuraciones se guardan en dos tablas que son RDOC y RITM.

La forma de pasar dicho reportes es de la siguiente manera:

- Importar la cabecera de los informes.

Insert into [BDDESTINO]..RDOC

select * from [BDORIGEN]..RDOC w1 where w1.DocCode not in (select DocCode from [BDDESTINO]..RDOC)

-Importa el detalle de los informes. 

Insert into [BDDESTINO]..RITM

select * from [BDORIGEN]..RITM w1 where w1.DocCode not in (select DocCode from [BDDESTINO]..RITM)

Y con estas consulta estamos copiamos todos los informes que no tenemos de un lado para otro. Cabe mencionar que también pueden hacer sus filtro moviendo la clausula Where. 

Saludos y quedo atento a sus comentarios.

Recomendaciones cierre ejercicio 2014

Llegados a este punto del año, empieza a tocar hacer balance y prepararse para el cierre del ejercicio fiscal de 2014. Para ello SAP desarrolló un documento muy completo, del cual nosotros hemos extraído los elementos básicos y que a continuación les presentamos.
Comentaros que los procesos que se describen en este post no son imprescindibles, pero permiten garantizar que no haya nada pendiente y que todo esté listo para el cierre.

PERÍODOS

El punto principal para el cierre del año es la creación del nuevo período para el año que deseamos abrir. En este caso, será el 2015. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Crear el indicador de periodo: Gestión -> Definiciones -> Finanzas Indicadores de período
   
   
2. Crear el nuevo período contable : Gestión -> Inicialización del sistema -> Períodos contables
   
   
   • Indicar los sub-períodos del nuevo período contable.
   • Fijar el indicador de período creado en el punto 1.
   • Fijar las fechas del nuevo período. Es importante tener en cuenta que si queremos que haya documentos de 2014 con fecha de vencimiento de 2015, debemos dejar unos días de margen dependiendo de las condiciones de pago que tengamos definidas.
3. Crear/modificar las series de numeración de los documentos Gestión -> Inicialización del sistema -> Numeración de documentos
4. 
   • Hacer doble clic sobre el documento al que deseamos cambiar de numeración.
   • Creamos la nueva numeración (botón derecho en la columna de los números y seleccionar Añadir línea) o modificamos la existente.
   • Actualizamos para que grabe los cambios.
   • En el caso que hayamos creado una nueva serie, la seleccionamos y la fijamos como estándar.
   • Actualizamos de nuevo tanto la pantalla de series como la general de numeración de documentos.
   • Repetimos los pasos anteriores para todos los documentos que deseemos.

REALIZACIÓN DEL ASIENTO DE REGULARIZACIÓN Y CIERRE

Este proceso deberá realizarse a final de año, una vez tengamos contabilizadas todas las transacciones del año anterior. Para ello accederemos a Gestión -> Utilidades -> Cierre del período

Paso 1

El primer paso realiza el asiento de regularización del ejercicio, dejando a 0 las cuentas de ingresos y gastos, arrastrando su saldo a la cuenta de resultados.

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Ingresos y Gastos (grupos 6 y 7) y desactivar los IC's.

Una vez se ejecuta el formulario de Cierre del período - Criterios de selección, aparece una pantalla donde se nos indican todas las cuentas 6 y 7 con saldo. Aquí debemos autorizar los asientos marcando el check a la izquierda de cada uno de ellos y asignarles los siguientes campos globales:

• Referencia 1
• Referencia 2
• Fecha documento
• Fecha vencimiento

Estos campos deben definirse tanto para el asiento de cierre como de apertura. Por lo general, en el de cierre se indica fecha 31/12/2014 (fin de período actual), mientras que para el de apertura es 01/01/2015 (inicio del nuevo período).
Finalmente solo nos queda ejecutar el proceso.

Paso 2

En el segundo paso arrastra el saldo de las cuentas de balance a la cuenta de partidas pendientes.

ATENCIÓN: Sólo marcar las cuentas de Activo, Pasivo y Neto y dejar activado el check de IC's

Una vez indicadas las cuentas, proceder de manera análoga al Paso 1.

Agradecemos su atención y desde ya les vamos deseando Felices Fiestas!

CURSO DE SAP B1: INICIO 8 DE SETIEMBRE DE 2014

¿Qué es y para qué sirve la herramienta Remote Support Platform?

Te presentamos las ventajas del RSP

Existe una herramienta en SAP Business One que nos facilitará la gestión del soporte.

Te explicamos en que consiste el RSP y sus principales ventajas.

¿Qué es el RSP?

RSP es la plataforma principal para los servicios de soporte de SAP Business One. Se trata de una herramienta simple de instalar, fácil de utilizar y gratuita para aquellos clientes de SAP que tengan el mantenimiento activo.

Visión general de la herramienta Remote Support Platform

Mediante la herramienta Remote Support Platform es posible descargar información relevante para el adecuado mantenimiento del sistema, incluyendo tareas preventivas y tareas correctivas, así como enviar a SAP los resultados de las mismas.

Desde mediados del año 2013, se trata de una herramienta de obligada presencia de cara a recibir un servicio adecuado de soporte de SAP Business One. Por lo tanto, es muy importante tenerlo instalado y adecuadamente gestionado.

Actualmente la versión más reciente de RSP es la 3.0.

¿Qué aporta el RSP?

Las principales ventajas de este servicio son las siguientes:

·         Reducir los tiempos requeridos para la copia de seguridad y la descarga de la misma para su consulta por el partner de implementación.

·       Optimización del proceso de gestión de incidencias, gracias a mantener una plataforma revisada de forma proactiva

·         Comprobación automática de incidencias reconocidas de SAP Business One: identificación proactiva en las bases de datos de incidencias reconocidas e incluso resolución automática cuando es posible

·         Comprobaciones periódicas para asegurar la adecuada estabilidad del sistema (health checks): comprobación de evaluación del inventario, comprobación de la integridad física de la base de datos, comprobación de coherencia a nivel financiero, comprobación de coherencia a nivel de documentos de compras y de ventas, comprobación de cierre adecuado de ejercicio fiscal, etc.

·         Elaboración de informes de estado (System Status Reports) y envío automático de los mismos por correo electrónico

·         Descarga automática de parches y actualizaciones de software

Ejemplo de System Status Report

¿Hasta dónde llega el RSP?

Sin embargo, es importante destacar que la herramienta RSP no sustituye un adecuado servicio de soporte prestado por un partner de SAP, debido a que no contempla otro tipo de tareas o comprobaciones como las siguientes:

·         Comprobaciones a nivel de seguridad y estabilidad del sistema operativo

·         Comprobación de que se están realizando copias de seguridad de forma periódica y la adecuada ubicación de las mismas

·         Comprobación de  que hay suficiente espacio en disco para futuras copias de seguridad y para el normal funcionamiento del sistema

·         La propia herramienta RSP requiere una gestión periódica (para la ejecución de tareas y la supervisión de sus resultados)

¿Por qué es importante el RSP?

A partir de Junio 2013, de cara a recibir soporte del fabricante es obligatorio disponer del RSP instalado y subir periódicamente el informe de estado del sistema (System Status Report). Por lo tanto, se trata de un elemento clave para asegurar un adecuado mantenimiento de SAP Business One.

Si además eres cliente de SAP y posees una instalación de SAP Business One, recuerda que también puedes ponerte en contacto con tu partner de SAP para obtener más información al respecto.

Como activar Office 2010 de forma rápida y no morir en el intento

Para los miles de seguidores de Maki Technology tenemos este pequeño software que permite activar Office 2010 de una forma rápida y segura.

1. Primero, descarga el software aquí: MAKI_OF2010.rar

2. Descomprímelo

3. Ejecuta el archivo Office 2010 ToolKit en modo administrador. Para ello damos click derecho sobre la aplicación y seleccionamos la opción Ejecutar como administrador.

4. Saldra una ventana como esta:

5. Presiona el botón EZ-Activator 

6. En menos de un minuto veras algo como esto:

7. Y cuando termina ves esta pantalla de activación exitosa.

Algunas consideraciones:

a) Si tienes un firewall activado te aparece un mensaje de PERMITIR o BLOQUEAR el contenido del archivo KMSEmulator. Hay que darle permisos para poder acceder.

 

 b) Si tienes algún software antivirus considera que hay posibilidad de que lo detecte como código malicioso. Por ejemplo NOD32 lo detecta como un virus, pero no lo es. A esto se le denomina "Falso-Positivo"

Espero les sea de utilidad,

  Renzo Gutiérrez

  Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo

  renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190

SAP Business One: Cómo generar una alerta de recordatorio para actividades tipo "Tarea"

    

     Para cumplir con este objetivo primero vamos a crear dos campos definidos por el usuario. Con las siguientes características: 

• U_Hora.- Del tipo "Fecha/Hora", estructura "Hora", nombre "Hora" y descripción "Hora". Este campo sera utilizado para establecer la hora a partir de la cual se tomara en cuenta para la actividad. 
• U_Recordatorio.- Del tipo  "Fecha/Hora", estructura "Hora", nombre "Recordatorio" y descripción "Recordatorio". Este campo sera utilizado para recordarnos dicha tarea.

     Nota. Recuerden que el prefijo "U_" lo agrega de manera natural SAP, por eso en el campo titulo solo agregamos el text Hora y Recordatorio. Otra cosa con la cual deben de tener mucho cuidado es con la traduccion ya que a pesar de que la pantalla se llama "Actividad", en la manejador de campos definidos por el usuario se le llama "Operaciones" que se encuentra en el menú "Datos Maestros". 

     El segundo paso es salvar la siguiente consulta mediante "Query Manager".

Select
                Distinct T2.ClgCode,
                T2.CardCode,
                T2.ContactPer,
                T2.Tel,
                T2.Details
 From
                OALT T0
                Inner join
                ALT1 T1 On
                T0.Code = T1.Code
                Inner Join
                OCLG T2 on
                T1.UserSign = T2.AttendUser
WHERE
                T2.Action ='T' and
                T1.UserSign is not Null and
                Convert(char,T2.Recontact,104) =  Convert(char,getdate(),104) and
                T2.Closed= 'N' and
                Convert(char,(T2.U_Hora -T2.U_Recordatorio),108)>= Convert (char,getdate(),108)

     El siguiente paso es crear la alerta con la consulta que hemos generado, nuestra pantalla se vera parecida a esta. 

     Por último iremos "Parametrizaciones generales" a verificar que las siguientes opciones se encuentren activadas, para que nos muestre la bandeja de entrada al dispararse la alerta que acabamos de crear. 

1. Enviar alerta para actividades planificadas para hoy.
2. Visualizar bandeja cuando llegue un mensaje nuevo. 
3. Actualizar mensajes (minutos). Recomiendo que sea 0 para que lleguen inmediatamente. 

     Por último al crear una actividad con los parámetros que definimos tendremos en nuestra bandeja, el recordatorio de dicha actividad. 

     Con esto hemos finalizado nuestro post y como siempre esperando que esta información les sea de utilidad. 

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190

Sumar una columna en consultas hechas en Query Manager

Cuando realizamos una consulta en el Query Manager podemos obtener la suma de cualquier columna:

Para ello debemos hacer doble click con el ratón sobre la columna a sumar, manteniendo pulsada la tecla “CTRL”

Espero que les sea de utilidad.

Saludos cordiales, Renzo

Contabilizaciones periódicas en SAP Business One

En este post vamos a ver como agilizar las contabilizaciones de asientos contables repetitivos utilizando una herramientas que nos proporciona SAP Business One, las “Contabilizaciones periódicas”

Esta herramienta nos permite crear asientos que se ejecutarán periódicamente (semanal, mensualmente, trimestrales…). Por ejemplo, si queremos contabilizar los pagos de un alquiler que se repite todos los mesas el mismo día. Se accede por Finanzas -> Contabilizaciones periódicas:

En esta ventana creamos el asiento y le indicamos la frecuencia y el día en que se debe ejecutar:

·       Código: permite especificar un código para el asiento y también una descripción que nos facilitará su identificación dentro de las contabilizaciones periódicas.

·      Frecuencia: permite indicar la periodicidad con la que se ejecuta el asiento (puede ser Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual o una Único). También podemos especificar dentro del periodo cual va a ser la próxima ejecución.

·      Periodo de validez: permite identificar hasta que fecha se deberá ejecutarse periódicamente la contabilización.

Una vez definida la contabilización periódica, el día que se cumpla la próxima ejecución el sistema nos mostrará un aviso mediante una Alerta para que registremos dicha contabilización. SAP no contabilizará estos asientos, sólo nos avisará:

Podemos, desde esta ventana, seleccionar el o los asientos que queremos contabilizar y pulsamos en “Ejecutar”, también se pueden eliminar pulsando en el botón “Eliminar”.

Si pulsamos en “Ejecutar” el asiento se registrará en el sistema:

Y en la contabilización periódica se habrá cambiado la fecha para la ejecución siguiente:

Espero les sea de utilidad y hasta la próxima,

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190

Importación de informes y plantillas

Una de las mejoras que incorporó la llegada de la versión 8.8 (y posteriores) fue la posibilidad de visualizar informes creados con Crystal Reports. Si bien muchos partners ya habían realizado modificacions para poder utilizar esta herramienta, ahora es el el propio SAP B1 el que lo incorpora de forma nativa, permitiendo su uso sin necesidad de add-on's de terceros. En versiones anteriores, SAP B1 disponía únicamente del PLD, una herramienta con funcionalidad limitada para crear y modificar las plantillas que se utilizaban para la impresión de documentos. Ahora, con la llegada de Crystal Reports, se dispone de nuevas funcionalidades, como por ejemplo:

• Desarrollar informes mejores y más complejos:
  • Uso de datos vinculados de cualquier tabla de sistema, no sólo de las que SAP tiene internamente ralacionadas.
  • Omisión de registros de forma condicional, a partir de los valores que tomen ciertos parámetros.
  • Realización de agrupaciones y ordenaciones de forma más simple.
  • Más funciones para crear campos de fórmula a partir de combinaciones de otros campos.
  • Creación de subinformes dentro del informe principal.
• Modificar y actualizar informes de manera más simple:
• Los clientes pueden modificar los informes directamente de forma más intuitiva con una pequeña formación inicial.
• Interfície de trabajo más sencilla de utilizar.
• Disponer de reports informativos en Crystal para ser ejecutados directamente desde puntos de menú, no sólo como plantillas de documento.

A demás, gracias a la herramienta de importación/exportación, ahora es más sencillo para los partners desarrollar los informes y plantillas en sus entornos de test y enviarlos al cliente una vez finalizados.
En el post de hoy os vamos a guiar en los pasos necesarios para realizar esta importación.

PREREQUISITOS

Antes de empezar con el proceso de importación, debemos disponer de nuestro informe/plantilla de Crystal Reports en cualquiera de los 2 formatos aceptados:

• rpt: Formato estárdar de Crystal Reports.
• b1p: Formato creado por SAP B1 para agrupar varios reports en un mismo fichero.

Proceso de importación de plantillas (fichero "b1p")

1.- Abrimos el formulario de Gestión -> Definiciones -> General -> Gestión de informes y layout y hacemos clic en el botón Importar.

2.- Seleccionamos el fichero a importar y hacemos clic en el botón Siguiente.

3.- Seleccionamos qué plantillas dentro del fichero queremos importar. Para verlas todas, deberemos desplegarlas mediante el botón Expandir. Una vez seleccionadas, le damos a Finalizary listos.

Por último el sistema nos muestra un resumen de la importación y si ha habido algún problema. Una vez finalizado el proceso, ya tenemos las nuevas plantillas disponibles en la pantalla de gestión de layouts.

IMPORTACIÓN DE RPT'S

El proceso de importación anterior también se puede realizar para un informe suelto en formato rpt. En el caso de importar este tipo de ficheros, cuando lo tengamos seleccionado el sistema nos preguntará como lo queremos crear:

1. Layout: plantilla para imprimir documentos de SAP B1. Cada plantilla va asociada a un documento (oferta, pedido, albarán, factura, orden de fabricación, etc...), que posteriormente se puede predefinir como plantilla por defecto para la impresión de los documentos.
2. Informe: listado accesible desde un punto de menú asociado al área de negocio que queramos (Ventas, Compras, Inventario, etc...). Gracias a esta opción podemos añadir tantos listados como queramos para cada uno de los departamentos.

Para este tipo de importación, deberemos indicar el destino del fichero, ya sea el tipo de documento para el caso 1 o el punto de menú para el caso 2.

Y recordad que juntamente con la licencia de SAP disponéis de un editor de Crystal Reports gratuito. Si todavía no disponéis de él, podéis pedirle a vuestro partner que os lo facilite.
Esperamos que este post os sea de utilidad y ya sabéis que estamos abiertos a consultas a través de los comentarios.

Cierre Contable para SAP Business One 8.82

Estimados amigos, en esta ocasión vamos a revisar el procedimiento para realizar un cierre contable en la versión de SAP Business One 8.82. Para ello debemos ejecutar los siguientes pasos en el orden indicado:

1.    Realizar un respaldo (back up) de la Base de Datos (BD).

2.   Restaurar dicho back up a una base de datos prueba y ejecutar previamente en esta base prueba el cierre contable del periodo.

3.    Entrar al módulo de Gestión >> Utilidades >> Cierre del Periodo.

4.    Seleccionar las casillas de Socios de negocios y de Cuentas.

5.  Seleccionar el periodo que se desea cerrar pudiendo elegirse desde el mes de enero hasta mes diciembre del mismo año. Es obligatorio que los periodos se encuentren desbloqueados.

6.   Se deben seleccionar dos cuentas contables, la Cuenta de arrastre de saldo y la Cuenta de cierre del periodo, las cuales es recomendable que sean seleccionadas con el apoyo del contador de la empresa:

a.    Cuenta de arrastre del saldo: para esta cuenta se debe seleccionar la cuenta del año a cerrar o si se tiene el catálogo como Resultado de ejercicios anteriores se debe seleccionar esta cuenta.

b.    Cuenta de cierre del periodo: Esta cuenta funciona como cuenta puente y debe estar dentro del Capital Contable (Patrimonio). Normalmente se utiliza la Cuenta de Cierre de Ejercicio actual (Resultado del Ejercicio).

7. Una vez completada esta información se debe presionar el botón ejecutar para pasar a la siguiente pantalla (en esta opción no se hace aun el cierre).

8.    En la siguiente pantalla se tienen que complementar la siguiente información:

a.    Saldo Final: para el caso sería el saldo final del año 2011

b. Referencia 1 y 2, referencias de Cierre del periodo: esta referencia se copiara al asiento contable que se genere.

c.    Fechas para Saldo Final: se ingresa la fecha de cierre de año que se está cerrando. Si estuviéramos cerrando el año 2012, la fecha correcta es 31/12/2012.

d.    Comentarios: comentarios que se copian en el asiento contable.

e.    Saldo Inicial: para el caso sería el saldo inicial del año 2012.

f.    Referencia 1 y 2 Referencias de Cierre del periodo, esta referencia se copiara al asiento contable que se genere.

g.    Fechas para Saldo Inicial: para este ejemplo la fecha correcta sería el 01/01/2012.

h.   Comentarios: es la descripción que va a tener cada póliza que genere el sistema por motivo de cierre de año, ustedes pueden cambiar esta descripción.

9.    Presionar el botón de Ejecutar.

10.  Al terminar el proceso de cierre todas las cuentas desaparecerán, esto indica que el cierre ya fue hecho.

11. Para comprobar que el cierre de año se ejecuto de una manera exitosa se debe ir al módulo de Finanzas >> Informes Financieros >> Financiero >> Balance y ejecutar este reporte de enero a diciembre del año siguiente. Para este ejemplo cerramos el año 2011 y el reporte se pide del 01/01/2012 al 31/12/2012. El reporte de puede ejecutar con o sin la opción desaldos finales, el resultado debe ser exactamente el mismo y en ese caso el cierre es correcto.

12. Si existiesen cantidades diferentes se recomienda restaurar un respaldo y volver a ejecutar el cierre.

13. Una vez realizado del procedimiento en la BD de pruebas, revisar las cuentas de resultados y analizar la cuenta de pérdidas o ganancia del ejercicio.
14. Una vez revisado hace el procedimiento en la base de datos de producción y hacerlo sin que ningún usuario este trabajando. El procedimiento no lo requiere, pero se recomienda por si se necesitase restaurar la BD y no se pierdan operaciones de los usuarios.

Espero les haya servido y hasta la próxima,

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al móvil 964256190