CURSO DE SAP B1: INICIO 8 DE SETIEMBRE DE 2014

¿Qué es y para qué sirve la herramienta Remote Support Platform?

Te presentamos las ventajas del RSP

Existe una herramienta en SAP Business One que nos facilitará la gestión del soporte.

Te explicamos en que consiste el RSP y sus principales ventajas.

¿Qué es el RSP?

RSP es la plataforma principal para los servicios de soporte de SAP Business One. Se trata de una herramienta simple de instalar, fácil de utilizar y gratuita para aquellos clientes de SAP que tengan el mantenimiento activo.

Visión general de la herramienta Remote Support Platform

Mediante la herramienta Remote Support Platform es posible descargar información relevante para el adecuado mantenimiento del sistema, incluyendo tareas preventivas y tareas correctivas, así como enviar a SAP los resultados de las mismas.

Desde mediados del año 2013, se trata de una herramienta de obligada presencia de cara a recibir un servicio adecuado de soporte de SAP Business One. Por lo tanto, es muy importante tenerlo instalado y adecuadamente gestionado.

Actualmente la versión más reciente de RSP es la 3.0.

¿Qué aporta el RSP?

Las principales ventajas de este servicio son las siguientes:

·         Reducir los tiempos requeridos para la copia de seguridad y la descarga de la misma para su consulta por el partner de implementación.

·       Optimización del proceso de gestión de incidencias, gracias a mantener una plataforma revisada de forma proactiva

·         Comprobación automática de incidencias reconocidas de SAP Business One: identificación proactiva en las bases de datos de incidencias reconocidas e incluso resolución automática cuando es posible

·         Comprobaciones periódicas para asegurar la adecuada estabilidad del sistema (health checks): comprobación de evaluación del inventario, comprobación de la integridad física de la base de datos, comprobación de coherencia a nivel financiero, comprobación de coherencia a nivel de documentos de compras y de ventas, comprobación de cierre adecuado de ejercicio fiscal, etc.

·         Elaboración de informes de estado (System Status Reports) y envío automático de los mismos por correo electrónico

·         Descarga automática de parches y actualizaciones de software

Ejemplo de System Status Report

¿Hasta dónde llega el RSP?

Sin embargo, es importante destacar que la herramienta RSP no sustituye un adecuado servicio de soporte prestado por un partner de SAP, debido a que no contempla otro tipo de tareas o comprobaciones como las siguientes:

·         Comprobaciones a nivel de seguridad y estabilidad del sistema operativo

·         Comprobación de que se están realizando copias de seguridad de forma periódica y la adecuada ubicación de las mismas

·         Comprobación de  que hay suficiente espacio en disco para futuras copias de seguridad y para el normal funcionamiento del sistema

·         La propia herramienta RSP requiere una gestión periódica (para la ejecución de tareas y la supervisión de sus resultados)

¿Por qué es importante el RSP?

A partir de Junio 2013, de cara a recibir soporte del fabricante es obligatorio disponer del RSP instalado y subir periódicamente el informe de estado del sistema (System Status Report). Por lo tanto, se trata de un elemento clave para asegurar un adecuado mantenimiento de SAP Business One.

Si además eres cliente de SAP y posees una instalación de SAP Business One, recuerda que también puedes ponerte en contacto con tu partner de SAP para obtener más información al respecto.

Como activar Office 2010 de forma rápida y no morir en el intento

Para los miles de seguidores de Maki Technology tenemos este pequeño software que permite activar Office 2010 de una forma rápida y segura.

1. Primero, descarga el software aquí: MAKI_OF2010.rar

2. Descomprímelo

3. Ejecuta el archivo Office 2010 ToolKit en modo administrador. Para ello damos click derecho sobre la aplicación y seleccionamos la opción Ejecutar como administrador.

4. Saldra una ventana como esta:

5. Presiona el botón EZ-Activator 

6. En menos de un minuto veras algo como esto:

7. Y cuando termina ves esta pantalla de activación exitosa.

Algunas consideraciones:

a) Si tienes un firewall activado te aparece un mensaje de PERMITIR o BLOQUEAR el contenido del archivo KMSEmulator. Hay que darle permisos para poder acceder.

 

 b) Si tienes algún software antivirus considera que hay posibilidad de que lo detecte como código malicioso. Por ejemplo NOD32 lo detecta como un virus, pero no lo es. A esto se le denomina "Falso-Positivo"

Espero les sea de utilidad,

  Renzo Gutiérrez

  Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo

  renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190

SAP Business One: Cómo generar una alerta de recordatorio para actividades tipo "Tarea"

    

     Para cumplir con este objetivo primero vamos a crear dos campos definidos por el usuario. Con las siguientes características: 

• U_Hora.- Del tipo "Fecha/Hora", estructura "Hora", nombre "Hora" y descripción "Hora". Este campo sera utilizado para establecer la hora a partir de la cual se tomara en cuenta para la actividad. 
• U_Recordatorio.- Del tipo  "Fecha/Hora", estructura "Hora", nombre "Recordatorio" y descripción "Recordatorio". Este campo sera utilizado para recordarnos dicha tarea.

     Nota. Recuerden que el prefijo "U_" lo agrega de manera natural SAP, por eso en el campo titulo solo agregamos el text Hora y Recordatorio. Otra cosa con la cual deben de tener mucho cuidado es con la traduccion ya que a pesar de que la pantalla se llama "Actividad", en la manejador de campos definidos por el usuario se le llama "Operaciones" que se encuentra en el menú "Datos Maestros". 

     El segundo paso es salvar la siguiente consulta mediante "Query Manager".

Select
                Distinct T2.ClgCode,
                T2.CardCode,
                T2.ContactPer,
                T2.Tel,
                T2.Details
 From
                OALT T0
                Inner join
                ALT1 T1 On
                T0.Code = T1.Code
                Inner Join
                OCLG T2 on
                T1.UserSign = T2.AttendUser
WHERE
                T2.Action ='T' and
                T1.UserSign is not Null and
                Convert(char,T2.Recontact,104) =  Convert(char,getdate(),104) and
                T2.Closed= 'N' and
                Convert(char,(T2.U_Hora -T2.U_Recordatorio),108)>= Convert (char,getdate(),108)

     El siguiente paso es crear la alerta con la consulta que hemos generado, nuestra pantalla se vera parecida a esta. 

     Por último iremos "Parametrizaciones generales" a verificar que las siguientes opciones se encuentren activadas, para que nos muestre la bandeja de entrada al dispararse la alerta que acabamos de crear. 

1. Enviar alerta para actividades planificadas para hoy.
2. Visualizar bandeja cuando llegue un mensaje nuevo. 
3. Actualizar mensajes (minutos). Recomiendo que sea 0 para que lleguen inmediatamente. 

     Por último al crear una actividad con los parámetros que definimos tendremos en nuestra bandeja, el recordatorio de dicha actividad. 

     Con esto hemos finalizado nuestro post y como siempre esperando que esta información les sea de utilidad. 

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190

Sumar una columna en consultas hechas en Query Manager

Cuando realizamos una consulta en el Query Manager podemos obtener la suma de cualquier columna:

Para ello debemos hacer doble click con el ratón sobre la columna a sumar, manteniendo pulsada la tecla “CTRL”

Espero que les sea de utilidad.

Saludos cordiales, Renzo

Contabilizaciones periódicas en SAP Business One

En este post vamos a ver como agilizar las contabilizaciones de asientos contables repetitivos utilizando una herramientas que nos proporciona SAP Business One, las “Contabilizaciones periódicas”

Esta herramienta nos permite crear asientos que se ejecutarán periódicamente (semanal, mensualmente, trimestrales…). Por ejemplo, si queremos contabilizar los pagos de un alquiler que se repite todos los mesas el mismo día. Se accede por Finanzas -> Contabilizaciones periódicas:

En esta ventana creamos el asiento y le indicamos la frecuencia y el día en que se debe ejecutar:

·       Código: permite especificar un código para el asiento y también una descripción que nos facilitará su identificación dentro de las contabilizaciones periódicas.

·      Frecuencia: permite indicar la periodicidad con la que se ejecuta el asiento (puede ser Diario, Semanal, Mensual, Trimestral, Semestral, Anual o una Único). También podemos especificar dentro del periodo cual va a ser la próxima ejecución.

·      Periodo de validez: permite identificar hasta que fecha se deberá ejecutarse periódicamente la contabilización.

Una vez definida la contabilización periódica, el día que se cumpla la próxima ejecución el sistema nos mostrará un aviso mediante una Alerta para que registremos dicha contabilización. SAP no contabilizará estos asientos, sólo nos avisará:

Podemos, desde esta ventana, seleccionar el o los asientos que queremos contabilizar y pulsamos en “Ejecutar”, también se pueden eliminar pulsando en el botón “Eliminar”.

Si pulsamos en “Ejecutar” el asiento se registrará en el sistema:

Y en la contabilización periódica se habrá cambiado la fecha para la ejecución siguiente:

Espero les sea de utilidad y hasta la próxima,

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al número +51 964256190

Importación de informes y plantillas

Una de las mejoras que incorporó la llegada de la versión 8.8 (y posteriores) fue la posibilidad de visualizar informes creados con Crystal Reports. Si bien muchos partners ya habían realizado modificacions para poder utilizar esta herramienta, ahora es el el propio SAP B1 el que lo incorpora de forma nativa, permitiendo su uso sin necesidad de add-on's de terceros. En versiones anteriores, SAP B1 disponía únicamente del PLD, una herramienta con funcionalidad limitada para crear y modificar las plantillas que se utilizaban para la impresión de documentos. Ahora, con la llegada de Crystal Reports, se dispone de nuevas funcionalidades, como por ejemplo:

• Desarrollar informes mejores y más complejos:
  • Uso de datos vinculados de cualquier tabla de sistema, no sólo de las que SAP tiene internamente ralacionadas.
  • Omisión de registros de forma condicional, a partir de los valores que tomen ciertos parámetros.
  • Realización de agrupaciones y ordenaciones de forma más simple.
  • Más funciones para crear campos de fórmula a partir de combinaciones de otros campos.
  • Creación de subinformes dentro del informe principal.
• Modificar y actualizar informes de manera más simple:
• Los clientes pueden modificar los informes directamente de forma más intuitiva con una pequeña formación inicial.
• Interfície de trabajo más sencilla de utilizar.
• Disponer de reports informativos en Crystal para ser ejecutados directamente desde puntos de menú, no sólo como plantillas de documento.

A demás, gracias a la herramienta de importación/exportación, ahora es más sencillo para los partners desarrollar los informes y plantillas en sus entornos de test y enviarlos al cliente una vez finalizados.
En el post de hoy os vamos a guiar en los pasos necesarios para realizar esta importación.

PREREQUISITOS

Antes de empezar con el proceso de importación, debemos disponer de nuestro informe/plantilla de Crystal Reports en cualquiera de los 2 formatos aceptados:

• rpt: Formato estárdar de Crystal Reports.
• b1p: Formato creado por SAP B1 para agrupar varios reports en un mismo fichero.

Proceso de importación de plantillas (fichero "b1p")

1.- Abrimos el formulario de Gestión -> Definiciones -> General -> Gestión de informes y layout y hacemos clic en el botón Importar.

2.- Seleccionamos el fichero a importar y hacemos clic en el botón Siguiente.

3.- Seleccionamos qué plantillas dentro del fichero queremos importar. Para verlas todas, deberemos desplegarlas mediante el botón Expandir. Una vez seleccionadas, le damos a Finalizary listos.

Por último el sistema nos muestra un resumen de la importación y si ha habido algún problema. Una vez finalizado el proceso, ya tenemos las nuevas plantillas disponibles en la pantalla de gestión de layouts.

IMPORTACIÓN DE RPT'S

El proceso de importación anterior también se puede realizar para un informe suelto en formato rpt. En el caso de importar este tipo de ficheros, cuando lo tengamos seleccionado el sistema nos preguntará como lo queremos crear:

1. Layout: plantilla para imprimir documentos de SAP B1. Cada plantilla va asociada a un documento (oferta, pedido, albarán, factura, orden de fabricación, etc...), que posteriormente se puede predefinir como plantilla por defecto para la impresión de los documentos.
2. Informe: listado accesible desde un punto de menú asociado al área de negocio que queramos (Ventas, Compras, Inventario, etc...). Gracias a esta opción podemos añadir tantos listados como queramos para cada uno de los departamentos.

Para este tipo de importación, deberemos indicar el destino del fichero, ya sea el tipo de documento para el caso 1 o el punto de menú para el caso 2.

Y recordad que juntamente con la licencia de SAP disponéis de un editor de Crystal Reports gratuito. Si todavía no disponéis de él, podéis pedirle a vuestro partner que os lo facilite.
Esperamos que este post os sea de utilidad y ya sabéis que estamos abiertos a consultas a través de los comentarios.

Cierre Contable para SAP Business One 8.82

Estimados amigos, en esta ocasión vamos a revisar el procedimiento para realizar un cierre contable en la versión de SAP Business One 8.82. Para ello debemos ejecutar los siguientes pasos en el orden indicado:

1.    Realizar un respaldo (back up) de la Base de Datos (BD).

2.   Restaurar dicho back up a una base de datos prueba y ejecutar previamente en esta base prueba el cierre contable del periodo.

3.    Entrar al módulo de Gestión >> Utilidades >> Cierre del Periodo.

4.    Seleccionar las casillas de Socios de negocios y de Cuentas.

5.  Seleccionar el periodo que se desea cerrar pudiendo elegirse desde el mes de enero hasta mes diciembre del mismo año. Es obligatorio que los periodos se encuentren desbloqueados.

6.   Se deben seleccionar dos cuentas contables, la Cuenta de arrastre de saldo y la Cuenta de cierre del periodo, las cuales es recomendable que sean seleccionadas con el apoyo del contador de la empresa:

a.    Cuenta de arrastre del saldo: para esta cuenta se debe seleccionar la cuenta del año a cerrar o si se tiene el catálogo como Resultado de ejercicios anteriores se debe seleccionar esta cuenta.

b.    Cuenta de cierre del periodo: Esta cuenta funciona como cuenta puente y debe estar dentro del Capital Contable (Patrimonio). Normalmente se utiliza la Cuenta de Cierre de Ejercicio actual (Resultado del Ejercicio).

7. Una vez completada esta información se debe presionar el botón ejecutar para pasar a la siguiente pantalla (en esta opción no se hace aun el cierre).

8.    En la siguiente pantalla se tienen que complementar la siguiente información:

a.    Saldo Final: para el caso sería el saldo final del año 2011

b. Referencia 1 y 2, referencias de Cierre del periodo: esta referencia se copiara al asiento contable que se genere.

c.    Fechas para Saldo Final: se ingresa la fecha de cierre de año que se está cerrando. Si estuviéramos cerrando el año 2012, la fecha correcta es 31/12/2012.

d.    Comentarios: comentarios que se copian en el asiento contable.

e.    Saldo Inicial: para el caso sería el saldo inicial del año 2012.

f.    Referencia 1 y 2 Referencias de Cierre del periodo, esta referencia se copiara al asiento contable que se genere.

g.    Fechas para Saldo Inicial: para este ejemplo la fecha correcta sería el 01/01/2012.

h.   Comentarios: es la descripción que va a tener cada póliza que genere el sistema por motivo de cierre de año, ustedes pueden cambiar esta descripción.

9.    Presionar el botón de Ejecutar.

10.  Al terminar el proceso de cierre todas las cuentas desaparecerán, esto indica que el cierre ya fue hecho.

11. Para comprobar que el cierre de año se ejecuto de una manera exitosa se debe ir al módulo de Finanzas >> Informes Financieros >> Financiero >> Balance y ejecutar este reporte de enero a diciembre del año siguiente. Para este ejemplo cerramos el año 2011 y el reporte se pide del 01/01/2012 al 31/12/2012. El reporte de puede ejecutar con o sin la opción desaldos finales, el resultado debe ser exactamente el mismo y en ese caso el cierre es correcto.

12. Si existiesen cantidades diferentes se recomienda restaurar un respaldo y volver a ejecutar el cierre.

13. Una vez realizado del procedimiento en la BD de pruebas, revisar las cuentas de resultados y analizar la cuenta de pérdidas o ganancia del ejercicio.
14. Una vez revisado hace el procedimiento en la base de datos de producción y hacerlo sin que ningún usuario este trabajando. El procedimiento no lo requiere, pero se recomienda por si se necesitase restaurar la BD y no se pierdan operaciones de los usuarios.

Espero les haya servido y hasta la próxima,

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden contactar al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al móvil 964256190

SAP B1 Problemas con productos con valor cero (0)

En una de las empresas en la que soy consultor ocurrió un problema durante mucho tiempo inexplicable. De acuerdo a los procesos establecidos para la venta de una reparación (REP) se crearon los siguientes documentos en SAP: El articulo REP, su respectiva Lista de Materiales con todos los componentes requeridos por el área de operaciones, su Orden de Venta y su Orden de Fabricación. Luego el área de almacén entrego los materiales solicitados por operaciones, se ejecutó la Terminación report generándose el Recibo de Producción del producto terminado y finalmente se cerró correctamente la Orden de Fabricación. 

Hasta aquí todo bien y es un proceso que se ha repetido cientos de veces sin generar mayores problemas pero a la hora en que el Jefe de Cobranzas intentó emitir la Factura al cliente para poder cobrar el pago del servicio de reparación el SAP le avisa que no es posible entregar un producto con valor cero (0). ¿Qué es lo que había pasado? No exagero si digo que durante horas estuve buscando la causa de dicho error, primero verificando que se habían realizado todos los pasos necesarios en el orden establecido. Y si, todos los pasos se habían realizado en dicho orden y correctamente. El problema en definitiva iba por otro lado. Lo siguiente que revise es si no habían entregado todos los materiales, revisando las entregas y luego el Resumen de la Orden de Fabricación encontrandome con el siguiente cuadro:

De forma misteriosa el SAP consumía los artículos entregados por almacén pero no le cargaba el costo de dichos artículos ni la mano de obra al producto terminado. Estuve a punto de darme por vencido cuando caí en la cuenta que el artículo REP que habían creado tenía un problema singular.

Todos los datos estaban bien ingresados más como pueden ver en el dibujo, el Método de valoración no estaba en Promedio ponderado como todos demás artículos, si no en Estándar lo que indicaba que el precio del artículo sería ingresado manualmente y no de forma automática por el sistema. Esto ocasionaba que el Costo del artículo quedara en cero (0) haciendo imposible guiar o facturar dicho producto.

Una vez ubicado el origen del problema la solución era de lo más anodina. Primero verificamos que el asiento de diario creado por el SAP en la Orden de Fabricación estaba correcto. Luego teniamos que revalorizar el artículo REP pero con una valor tal que no alterára nuestro inventario para lo cual utilizamos el módulo de Inventario >> Operaciones de Stock >> Revaloración de Inventario e ingresabamos un valor simbólico (0.0001) solo para poder guiar o facturar. Una vez hecho esto el problema quedaba resuelto y se prodecía a la facturación.

Espero que les sea de utilidad.

 Renzo Gutiérrez

Para cualquier información adicional me pueden escribir al  correo renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al móvil +51 964256190

Crystal Report: Problemas con la función drill down

Estimados amigos, en esta ocasión vamos a revisar un mensaje de ayuda que pude resolver oportunamente:
 

Hello everyone!

I have some difficulties using the drill down function in CR.
I have a Query wihich gives me a list of my open Production orders.
I would like to have a simple drill down from my list to the purchase orders.

I followed the CR pdf, and entered the following in the hyperlink field: 'http://$b1$/link?table=OWOR&key='+'{Command.GYU}' 

I suppose this gives me a link to my Production orders in SAP.
GYU is the productuion order number in my querry.

When I review the CR list in SAP B1 and click on the golden arrow, I get the following error message:

"You are not permitted to perform this action.Authorisation path: Help"

Can some please tell what is wrong?

I am on PL19 and have the Fixpack for CR installed.

Thanks in advance,

Otto

El problema es muy común y resulta de una pequeña confusión de nuestro usuario. Sucede que el CR asigna automáticamente un tipo de datos de caracteres a cada campo ingresado en el reporte. Dado esto, ya podríamos entender por qué surge un error al momento de ingresar dicho hiperlink. El CR no permite la comparación de tipo de datos diferentes, es decir si nuestro tipo de datos es numérico o tipo fecha debemos previamente convertir dicho dato en una cadena string. Eso se consigue de la siguiente forma por ejemplo:

'http://$b1$/link?table=ORCT&key='+CStr ({Comando.Nro. Pago})

Lo que hemos introducido en nuestro hipervínculo es la función CStr (x) que convierte nuestro campo numérico en un campo tipo string. Ahora, a modo de comprobación deberíamos hacer click en el boton Revisar ubicado en la parte superior izquierda de nuestra ventana principal o usar la opción Alt + C.

  

Finalmente debemos obtener un cuadro de conformidad como el siguiente:

Con el reporte de CR listo solo faltaría cargarlo en el SBO y hacer las pruebas funcionales respectivas.


Renzo Gutiérrez
 


Para cualquier información adicional me pueden contactar a través del email renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al móvil +51 964256190.

SBO: Query manager

El uso del Query Manager nos permite encontrar información de forma rápida y práctica. Los reportes obtenidos son fácilmente exportables a excel o si se desea se pueden imprimir directamente. Adicionalmente, si no hay unión de tablas, el reporteador nos permite navegar, vía los famosos golden arrow, a traves de los diversos documentos del reporte como pueden ser los datos maestros de artículos o los datos maestros de inventario.

El SBO nos brinda dos caminos para generar queries: a través de un Asistente de consulta o ingresando directamente al Generador de consultas. Ambas opciones son perfectamente válidas y amigables, dependiendo su uso del expertise del usuario. Por ahora revisaré rápidamente la 2da opción. Entramos a: Menú > Herramientas > Consultas > Generador de consultas, aquí debemos ingresar las tablas con las que queremos trabajar. Por ejemplo si queremos saber todas nuestras facturas abiertas debemos ingresar la tabla OINV (Facturas) y le damos a la tecla Tab. Automáticamente se cargan campos de la tabla OINV. Para nuestro caso seleccionamos los campos DocNum y DocStatus. En el campo Donde del Generador de consultas ingresamos el siguente código T0.[DocStatus] ='O' y le damos click en Ejecutar. Debería aparecer una pantalla como la siguiente:

Para el caso hemos encontrado cuatro factura abiertas (status "O") e inclusive podríamos ingresar al detalle de los documentos vía las flechas de la columna Número de documento. Para exportar nuestro reporte a excel debemos hacer click en el símbolo de excel ubicado debajo de la barra de menús.

Espero que les haya sido útil. Para cualquier información adicional me pueden contactar a través del email renzo.gutierrez@makitechnology.com ó al móvil +51 964256190.

Saludos cordiales, 

 Renzo Gutiérrez